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                  厦门SA8000管理体系审核流程

                    •  1.接受申请认证
                      受理认证申请——准备审核(组成审核组——文件预审——编制审核工作文件——编制审核计划——预审)——现场审核——(首次会议——文件审核——现场检查——访问工人—— 确定不符合项——编写不符合项报告——末次会议)——编写审核报告——纠正行动与跟踪审核
                      2. 准备审核

                      审核准备是实施审核的基础,准备越充分,审核实施就越顺利,效果越显著。从认证机构接受公司申请,在公司社会责任管理体系建立并至少运行3个月后,即可启动审核,开始审核准备。

                      2.1 认证审核申请的受理

                      1.公司应提交的文件
                      一旦公司决定申请SA8000认证,公司可以同SAI认可的认证机构联系,了解有关的程序、准备和条件,然后在咨询机构或认证机构的协助下,制定认证计划,逐步实施。
                      (1)申请书。申请书应是正式的,并由授权代表签署。申请书的内容应包括认证范围、申请公司同意遵守认证要求等信息。
                      (2)调查问卷。一般包括申请公司简况,如公司性质、名称、地址、人力及技术资源,有关社会责任管理体系及其活动的信息等。
                      (3)营业执照或法定代表人授权书。
                      (4)产品介绍及工艺流程。
                      (5)社会责任管理手册,手册内容较简单时应要求提交程序文件。

                      2.受理申请的条件
                      (1)申请方一般应具有法人资格,持有商业注册证明,具备二级或委托法人资格也可;
                      (2)申请方应按SA8000社会责任标准建立了文件化的社会责任管理体系;
                      (3)申请方的社会责任管理体系已经有效运行,已完成一次内部审核及管理评审;
                      (4)申请方的社会责任管理体系有效运行,一般应将全部要素运行一遍,并至少有三个月的运行记录。

                      3.认证机构的合同评审
                      认证机构应对申请方的要求进行评审,并形成记录。认证机构应确保:
                      (1)认证的各项要求规定明确,形成文件并得到理解;
                      (2)认证机构与申请方之间在理解上的差异得到解决;
                      (3)针对申请方申请的认证范围,营业场所及一些特殊要求(如申请方使用的语言、申请方的认证范围所涉及的专业技术等),认证机构有能力实施认证。

                      4.确定审核范围
                      社会责任管理体系审核是在审核范围内进行的,在认证过程中,从申请与受理、合同评审、实施审核到认证证书描述都涉及审核范围,确定审核范围应从公司管理权限、活动领域、现场区域等多方面考虑。审核范围最初由委托方依据被审核方体系建立的范围和拟认证的范围提出,由委托方和认证机构双方经过协商达成。确定审核范围的最好方式是由认证机构到被审核方初访时现场确认。

                      2.2 组成审核组

                      认证机构受理审核申请后,应尽快成立审核组,指定审核组长,尽快开始审核准备工作。
                      确定审核组的规模和成员时应考虑如下因素:
                      1.审核所依据的SA8000社会责任标准;
                      2.公司类型、规模、生产类型、复杂程度及有关法规要求;
                      3.审核组所需要的专业人员或专业技能;
                      4.使审核组成员特长或能力得到充分发挥的最佳组合;
                      5.有利于与被审核方联系、接触所需的语种、语言技巧和个人技巧;
                      6.能避免与被审核方产生利益冲突及其他相关因素。
                      审核组长应及时向审核组成员通报情况,根据成员的专业资格、经验和专长分配工作任务,必要时还可分成若干小组。

                      2.3 文件预审


                      序号

                      体系要求

                      结果

                      备注

                      1

                      社会责任政策声明
                      包括遵守SA8000标准要求的承诺;
                      包括遵守适用的法律法规,及其他要求的承诺;
                      包括持续改进的承诺;
                      有效地记录,实施并维持;
                      传达给全体员工,对公众公开;
                      提供社会责任管理运行框架;
                      是否全面承诺,最高管理者是否签字确认;
                      没有误导;
                      覆盖范围适当。

                       

                       

                      1.
                      1.1

                      童工
                      是否有直接或间接使用或支持童工的证据?
                      中国法律规定童工年龄为低于16周岁。
                      招工记录是否有工人年龄文件?
                      招工时,是否有效地检查工人年龄文件?
                      工人年龄文件证明是否过期?

                       

                       

                      1.2

                      是否制定拯救童工的程序并有效地向员工及利益相关方传达?
                      如果发现使用童工,是否向童工提供足够的支持,以便他们接受学校教育直到超过16周岁?

                       

                       

                      1.3

                      是否制定拯救童工和未成年工教育程序,并有效地向员工及利益相关方传达?
                      是否向学龄儿童提供教育支持?
                      童工和未成年工每天交通时间、上课时间和工作时间累计是否超过10小时?

                       

                       

                      1.4

                      公司是否将童工或者未成年工暴露在危险的、不安全的或不卫生的环境中,无论在工作场所内外?
                      是否根据中国法律规定办理未成年工登记手续,是否安排上岗前及定期体检?
                      中国法规规定未成年工年龄为超过16周岁但低于18周岁。

                       

                       

                       

                      公司是否提供足够的文件、记录和相关证据?
                      公司管理层是否了解并尊重法津法规要求?

                       

                       

                      2
                      2.1

                      强迫劳动
                      是否有直接或间接使用或支持使用强迫劳工的证据?
                      是否所有工人都自愿受雇用工作?
                      是否使用监狱劳工或士兵?
                      是否要求交纳押金或扣押工人身份文件?
                      是否检查工厂所有区域?
                      下班后,工人是否可以自由离开?
                      是否采用工作时间锁住工厂,或者休息时间锁住宿舍的方法来防止工人逃跑?
                      工人是否可以根据法规规定自由辞工?
                      通过检查保安合约、访问保安员,确认保安员是否只用作保护财产和人员安全等正常的保安目的?

                       

                       

                       

                      公司是否提供足够的文件、记录和相关证据?
                      公司管理层是否了解并尊重法律法规要求?

                       

                       

                      3
                      3.1

                      健康与安全
                      工作条件是否安全卫生?是否有足够的通风、照明和温度控制?

                       

                       

                      3.1

                      是否采取适当的措施防止工伤和意外事故?
                      是否采取切实可行的措施控制职业危害?
                      易燃易爆物品是否安全存放?
                      是否免费提供个人防护用品?
                      机器设备是否有适当的安全装置?
                      有害物品是否妥善存放和使用?
                      是否避免工人不必要地暴露在有害的工作环境下?
                      是否安装足够的灭火器或自动灭火系统?

                       

                       

                      3.1

                      安全出口是否有清楚的标志?
                      安全出口是否足够?
                      厂房结构是否安全并妥善保养?
                      是否有“三合一”厂房?

                       

                       

                      3.2

                      是否任命一名高层经理负责公司安全卫生,以确保符合标准和法规的要求?

                       

                       

                      3.3

                      是否定期安排安全卫生培训,包括新员工和调职员工,并保存记录?

                       

                       

                      3.4

                      是否建立一个安全卫生体系来检测、预防和应对安全卫生方面的潜在威胁?
                      是否建立事故报告、调查和处理程序?
                      是否保存工伤及事故记录?
                      是否建立应急反应方案?是否定期演习和测试?
                      是否有足够受过训练的急救员和急救箱?
                      必要时能否得到紧急医疗救护?

                       

                       

                      3.5

                      是否为工人提供干净的厕所,而且数量足够?
                      是否为工人提供可饮用的水,并方便饮用?
                      工人使用厕所和饮水是否受到限制?
                      若有必要,是否提供卫生的食物存放设施?
                      饭堂设备及食物是否卫生、干净?

                       

                       

                      3.6

                      如果提供宿舍,宿舍是否干净、安全和卫生?
                      宿舍面积是否符合当地法规的规定,并满足基本的需要?
                      男女宿舍是否分开,有效保护工人隐私?
                      是否提供足够的澡堂或淋浴设备?
                      是否提供洗衣、晾衣设备?

                       

                       

                       

                      公司是否提供足够的文件、记录和相关证据?
                      公司管理层是否了解并尊重法律法规要求?

                       

                       

                      4
                      4.1

                      结社自由和集体谈判权
                      公司管理层是否尊重员工自由组建工会、参加工会以及集体谈判的权利?

                       

                       

                      4.2

                      结社自由和集体谈判受到法律限制时、公司是否协助员工通过类似的渠道获得独立和自由结社以及谈判权?
                      公司是否协助员工选举工人代表,如提供场地、时间和资金方面的支持?
                      公司是否组建工人自己的组织,如工友会或康乐会?
                      公司管理层是否与工人代表展开对话和沟通?

                       

                       

                      4.3

                      工人代表是否受到歧视?
                      工人代晨能否在工作场所与工人接触而不受无理的限制?

                       

                       

                       

                      公司是否提供足够的文件、记录和相关证据?
                      公司管理层是否了解并尊重法津法规要求?

                       

                       

                      5
                      5.1

                      歧视
                      公司是否因为以下原因之一而存在歧视行为
                      种族
                      社会等级
                      国籍
                      宗教
                      残疾
                      性别
                      性取向
                      政治团体
                      工会会员
                      年龄
                      在以下几方面直接或间接从事或支持歧视行为?
                      招工
                      工资报酬和福利
                      培训机会
                      升职
                      解职
                      退休

                       

                       

                      5.2

                      公司是否干预员工为满足种族、社会等级、国籍、宗教、残疾、性别、性取向、政治团体和工会会员等需求而遵奉的信条和风俗的仅利?
                      公司是否制定政策和程序,以消除可能发生的干预和歧视?

                       

                       

                      5.3

                      公司是否允许带有性胁迫、威胁、凌辱或剥削性质的行为,包括姿势、语言及身体接触?
                      公司是否制定政策和程序以消除这种可能发生的凌辱或压迫?

                       

                       

                       

                      公司是否提供足够的文件、记录和相关证据?
                      公司管理层是否,了解井尊重法律法规要求?

                       

                       

                      6
                      6.1

                      征戒性措施
                      公司是否从事或支持体罚、精神或肉体压迫,以及语言侮辱?
                      公司是否制定征罚性措施的程序,是否提供申诉途径?

                       

                       

                       

                      公司是否提供足够的文件、记录和相关证据?
                      公司管理层是否,了解井尊重法律法规要求?

                       

                       

                      7
                      7.1

                      工作时间
                      每周正常工作时间是否超过48小时?采用中国法规规定每周工作40小时。
                      是否每周至少安排一天休息?即每周连续24小时的休息时间。

                       

                       

                      7.2

                      每周加班时间是否超过12小时?同时采用中国法规规定每天不得超逢3小时,每月累计加班时间不得超过36小时。
                      是否支付额外的加班费,加班费是否按照中国法规规定计算?
                      工作日加班:至少正常工资标准X150%
                      休息日加班:至少正常工资标准X200%
                      法定假期加班:至少正常工资标准X300%

                       

                       

                      7.3

                      是否签定答合ILO规定的集体劳动合同,该合同是否符合标准和法规的规定

                       

                       

                       

                      是否根据中国法规提供带薪年假?
                      是否根据中国汉规提供至少90天产假?

                       

                       

                       

                      公司是否提供足够的文件、记录和相关证据?
                      公司管理层是否,了解井尊重法律法规要求?

                       

                       

                      8
                      8.1

                      工资报酬
                      公司支付的工资是否达到当地最低工资标准?
                      工人工资是否满足员工的基本需要,并能提供一些可以随意支配的收入?

                       

                       

                      8.2

                      公司是否采用扣减工资的方法惩罚工人?
                      工资和福利的组成是否清楚列明?
                      包括工作时间、基本工资、津贴、奖金、福利部分、扣减额。

                       

                       

                       

                      是否为全体工人提供足额社会保险?
                      包括工伤、医疗、失业、养老和生育保险。

                       

                       

                      8.2

                      是否采用现金或支票方式支付工资?
                      是否以产品或其他非现金方式支付工资?
                      是否拖欠工人工资?

                       

                       

                      8.3

                      是否采用纯劳工的合约或虚假的学徒计划以逃避法定的责任?

                       

                       

                       

                      公司是否提供足够的文件、记录和相关证据?
                      公司管理层是否,了解井尊重法律法规要求?

                       

                       

                      9
                      9.2

                      管理体系
                      管理评审
                      公司高层管理者是否根据SA8000印标准和其他要求定期评审公司政策、程序和表现?
                      是否根据评审结果,采取必要的修订和改进?

                      记录和证据是否足够?

                       

                       

                      9.3

                      公司管理代表
                      公司是否任命一名高级管理者代表负责SA8000标准的实施?

                       

                       

                      9.4

                      非管理层代表
                      是否选出工人代表?
                      工人代表是否有机会与管理层进行沟通?
                      记录和证据是否足够?

                       

                       

                      9.5

                      规划与实施
                      公司所有员工是否了解并懂得SA80印标准要求?
                      公司管理层的角色、职责和权限是否明确?
                      是否对新员工和临时工进行培训?
                      是否为公司员工进行定期培训?
                      是否持续监督并确保体系有效运行?
                      公司是否提供足够的文件、记录和相关证据?

                       

                       

                      9.6-9.9

                      供应商/分包商和分供商的监控

                       

                       

                      9.6

                      公司是否建立并维持适当的程序,根据供应商履行SA8000标准的能力来评估并挑选供应商/分包商和分供商?

                       

                       

                      9.7

                      公司是否保存适当供应商/分包商的书面承诺书,对下列问题的承诺?
                      承诺遵守SA8000标准全部条款;
                      根据要求参加公司的监督活动;
                      发现违反标准的不符合项时,主动采取补救行动;
                      主动并完整地将其与其他供应商/分包商和分供商的商业关系通报给公司

                       

                       

                      9.8

                      公司是否保存适当的证据显示供应商、分包商和分供商遵守SA8000标准?
                      公司是否提供足够的文件、记录和相关证据?

                       

                       

                      9.9

                      是否有效监督家庭工人的工作条件?

                       

                       

                      9.10-9.11

                      处理疑虑和采取纠正行动

                       

                       

                      9.10

                      公司是否采取措施建立与工人的沟通渠道?如设立意见箱和咨询电话、指定负责人员等。
                      是否定期调查并回应员工和利益相关者提出的疑虑,并保存证据?
                      是否发生公司员工因提供有关SA8000的资料而受到歧视、解雇或其他惩罚性措施?

                       

                       

                      9.11

                      公司是否查出存在的不符合项?
                      公司是否对不符合项采取补救措施?
                      公司是否提供足够的文件、记录和相关证据?

                       

                       

                      9.12

                      对外沟通
                      公司是否制定并维持有效的程序,用于与外部利益相关者的定期沟通?
                      对外沟通内容是否包括管理评审和运行监督的结果?
                      公司是否提供足够的文件、记录和相关证据?

                       

                       

                      9.13

                      核实渠道
                      如果有合同要求,公司是否向利益相关者提供适当的资料及核实渠道?
                      如果有进一步的合同要求,公司是否通过采购合同,要求供应商和分包商提供类似的资料和核实渠道?
                      公司是否提供足够的文件、记录和相关证据?

                       

                       

                      9.14

                      记录
                      公司是否保存适当的记录,证明公司符合标准的要求?

                       

                       

                       

                      认证审核范围:
                      审核地点是否明确?
                      审核范围已经全部审核?
                      政策是否适当?
                      是否有误导性限制和要求?
                      审核目标确认:
                      公司管理和措施能否证明公司对适用的法律法规的承诺?
                      公司管理和措施能否证明公司对政策和SA8000标准的承诺?
                      公司管理和措施能否证明公司对有效的内部监督和管理评审的承诺?
                      总的来说,公司社会责任管理体系和有关活动能否证明符合SA8000标准要求?
                      总的来说,公司社会责任管理体系能否证明持续符合SA8000标准要求的能力?

                       

                       

                                          表一:SA8000社会责任管理体系审核检查表
                      在现场审核开始前,审核组成员应预先审阅被审核方提供的文件,包括社会责任管理体系手册、程序文件,相关管理文件和背景资料。背景资料包括公司营业执照、劳动年检报告、利益相关者意见和投诉、工会组织、客户(买家)社会责任守则及其审核结果、厂区平面图、生产工艺流程图、社区平面图、主要生产部门及工人人数、工作时间及班次安排、工资计算方法、厂规厂纪、劳动合同、工伤事故记录、车间空气测试报告及有毒有害物质清单等。如果提供的文件不够,审核组长应及时通知委托方。

                      文件预审的目的在于了解被审核方的社会责任管理体系文件(主要是管理手册)是否满足SA8000标准的要求,以确认能否进行现场审核,通过对管理手册、程序文件及背景资料的预审,了解被审核方的社会责任管理体系情况,为现场审核做好准备。文件预审应弄清楚以下几点:
                      1.文件内容是否覆盖SA8000标准的所有要求,不得回避或遗漏;
                      2.文件内容是否准确无误、切实可行,是否存在内部逻辑性和连贯性;
                      3.管理体系文件是否现行有效,是否符合文件控制程序要求;
                      4.名词术语是否与SA8000标准定义一致。
                      由于SA8000认证审核的特殊性,认证机构一般会通过互联网和专业检索服务机构检索被审核方是否有严重违反劳工标准的报道,当地主要劳工组织是否披鳕关于被审核方的严重违反劳工标准的恶性事件,确保被审核方没有不良记录。
                      文件预审后,审核组应提交一份书面的文件预审报告。对于文件预审中发现的问题,通常要求被审核方在规定期限内进行修改,直至通过审查,才能进行后续的现场审核工作。

                      2.4 编制审核工作文件

                      审核工作文件是指审核员在审核过程中所使用的,作为原始资料保存的各种规范性文件、记录、表格和清单,如现场审核检查表、首次会议和末次会议签到表、不符合项报告、纠正行动及审核报告等。

                      审核检查表是审核员进行审核的重要工具,也是审核工作的重要原始资料之一。全球各大认证机构都把审核检查表当作审核员的重要智力成果。编制审核检查表是一项技术性较强的工作,也是审核准备的一项重要工作。根据分工,审核员首先编出各自负责的部门或要素核查表,交由审核组长进行审阅,以保证体系审核的系统性,避免重复或者遗漏管理体系的要素。

                      审核核查表一般采用“一问一答”形式,答案是“是”是“否”,必要时提出补充(如图6-1)。
                      编制检查表时,要注意所提出的审核内容应以SA8000标准、法律法规要求以及被审核方的管理体系文件的规定为依据,不能以审核员自己的个人观点作为审核的依据。

                      应当注意,检查表是审核员的工作文件,没有必要披露给被审核方,更不能提前通报给被审核方,以致被审核方有针对性地做好准备,而现场审核时不能看到真实情况。

                      2.5 编制审核计划

                      审核计划就是审核组进行现场审核的一份详细的日程安排表,应先由审核组长拟出,一般包括以下内容:
                      1.审核的目的和范围;
                      2.审核的类型和依据;
                      3.审核组成员名单;
                      4.进行审核的时间、地点;
                      5.被审核的部门;
                      6.主要审核活动的日期和持续时间;
                      7.与被审核方管理层举行会议的日程。


                      被审核方:ABC玩具制造厂(东莞)有限公司
                      审核目的:首次SA8000认证审核
                      审核准则:SA8000国际标准、有关劳动法律法规
                      审核组长:安德生
                      审核组成员:安德生、彼得乔
                      审按日期:2001年12月18日—19日

                      2001年12月18日

                      时间

                      A组

                      B组

                      08:30—09:00

                      首次会议

                      09:00—09:15

                      审核员会议

                      09:15—12:00

                      人事部:
                      审核工人花名册、人事记录、招工程序、劳动合同、人事政策、辞工程序及进厂培训资料等。

                      体系文件审核
                      管理手册、程序文件及作业文件;厂规及劳动纪律。

                      文件清单
                      证书及记录等

                      12:00—13:30

                      午餐及审核员会议

                      13:30—17:00

                      会计部:
                      工时记录、工资记录、押金及罚款扣款收据、计件工资制度、工资标准及加班费、津贴及补贴。

                      工人面谈


                      生产车间
                      小组面谈、单独面谈基本需求调查医务室、饭堂及宿舍,现场安全卫生条件

                      17:00—17:30

                      审核员会议

                      2001年12月19日

                      08:30—12:00

                      工资记录审核
                      生产日报、产量记录、计件工价福利和假期。

                      与工人代表面谈
                      结社自由及集体谈判权、歧视、投拆及申诉程序、奖劢处罚程序等。

                      厂房及辅助部门现场安全卫生条件童工、强迫劳动

                      与工人面谈
                      保安、安全代表。

                      12:00—13:30

                      午餐及审核员会议

                      13:30—15:00

                      管理者代表
                      管理体系(政策、角色、职责、规划与实施、法规法律要求)、供应商和分包商控制、纠正行动、对外沟通、核实渠道、监督制度和管理评审。

                      工人单独面谈
                      工作条件、工伤事故。

                      15:00—16:00

                      跟踪和核实 跟踪和核实

                      16:00—17:00

                      审核员会议及编制审核报告

                                   表 2 SA8000社会责任管理体系认证审核计划

                      审核计划经批准后,应尽早采用正式方式通知被审核方,一般在审核前3个月由审核组长通知被审核方,并得到被审核方正式的确认,以便被审核方做好准备。如被审核方对审核计划提出异议,应立即通知审核组长,在实施现场审核前由审核组长与被审核方、委托人协商解决。如果某些细节过早泄露会影响客观证据的收集,这些细节可在审核期间再告知被审核方。

                      2.6 预审

                      预审是认证机构审核组在正式进行认证审核前,对被审核方现场进行的模拟审核,以便在认证审核前消除重大不符合项。预审并非认证审核必需的步骤,委托方可以根据被审核方社会责任管理体系的完善程度,决定是否需要预审。

                      1.预审的目的
                      (1)了解公司的基本情况,对有关体系文件进行补充审核,考虑其可操作性和合理性。
                      (2)评审公司的内部审核和管理评审信息和记录,确认其可信度。
                      (3)评价公司重大社会责任因素与政策、目标、指标、管理方案、运行控制、应急预案与响应等要素策划的一致性。
                      (4)初步确认被审核方的社会责任管理体系文件与实际运作的一致性。认证机构一般要求被审核方建立文件化的体系,并运行 3个月以上,开展过完整的内部审核及管理评审以后,才可进行认证审核。
                      (5)初步评估公司社会责任管理体系是否符合SA8000标准要求,及时发现不符合项并提交被审核方及时纠正,避免在正式审核时因重大不符合项而不能推荐认证。

                      2.预审的报告
                      预审与正式审核相似,也应有计划及报告、首次会议及末次会议,以及了解和收集客观证据的过程,但预审一般比正式审核时间较短。在预审过程中,审核员对发现的问题应形成“问题清单”并与被审核方交换意见。预审一般不开列《不符合项报告》,但有预审报告提交给认证机构及委托方。
                      预审报告可包括如下内容:
                      (1)被审核方社会责任管理体系概述。
                      ①文件审核结论;
                      ②体系建立与运行时间及基本运行状况;
                      ③重大审核责任因素的识别、评价和控制情况;
                      ④适用于公司的社会责任法律、法规的获取和遵守情况;
                      ⑤目标、指标、社会责任管理方案的合理性;
                      ⑥组织机构与职责分工;
                      ⑦内部审核的可信度及有效性;
                      ⑧管理评审是否已实施。
                      (2)列出公司社会责任管理体系及其表现存在的主要问题,确定是否具备正式认证审核的条件。

                      3. 现场审核
                      审核组在完成了全部的审核准备工作以后,可以按预先约定的日期到被审核方现场实施现场审核。现场审核的主要步骤包括召开首次会议、收集审核证据、确定不符合项并编写不符合项报告、召开末次会议并宣布审核结果。

                      3.1 首次会议
                      首次会议是现场实施的第一步。首次会议顺利与否,对随后的审核工作影响重大。首次会议由审核组长主持,参加人员为审核组全体成员、被审核方的高层经理、管理者代表及各有关部门主管。会议应严肃而不拘谨,语言精炼,一般不宜超过30分钟。
                      首次会议的内容和程序如下:
                      1.向被审核方介绍审核组成员,到会人员签名登记。
                      2.重申审核类型、审核目的、审核依据和审核范围。
                      3.重申审核计划,强调审核期间工作时间安排及末次会议时间。
                      4.介绍审核方法和程序,应申明审核采用的是抽样调查方法。
                      5.介绍审核结果的处理方式,说明不符合项和最终审核报告的签发方式。
                      6.重申保密规定。对认证机构来说,被审核方提供的所有资料都是保密文件,不得向任何第三方透露。
                      7.明确陪同人员。被审核方的向导熟悉需要审核的部门和项目,为审核员提供协助。
                      8.确定审核所需的资源和设备。如审核员办公室、开会场所、交通工具、办公用品、防护用具及午餐安排等,都需要在首次会议上确认。 .
                      9.征求被审核方对审核安排的意见。有不清楚的地方应进一步说明,没有异议则首次会议结束。
                      10.如果审核组不熟悉审核范围,可以安排审核组成员快速巡视审核现场范围,熟悉审核现场的分布和特点,进一步部署审核活动。

                      3.2 收集审核证据

                      首次会议后,审核组根据审核计划分组进行审核,收集审核证据。审核证据是关于事实的可以验证的信息、资料、记录或者陈述。审核证据可以是定量的,也可以是定性的,具有可验证性或可重复性。审核证据可以通过工人面谈、文件记录审阅、现场检查和现场测量测试等方法取得。

                      审核员应亲自挑选工人,而不是由被审核方指定。审核员应分9rj从工作现场、人事登记表和工资表等不同的渠道挑选。应注意所挑选的工人应合理地分布在不同的部门、不同的工作年限、来自不同的地区和男女性别,确保访问到的工人具有较强的代表性。挑选工人应征得工人的同意,如果工人不愿接受访问,审核员应另外挑选其他工人。

                      访问工人应在审核员和挑选的工人之间进行,不应有被审核方代表参加。访问工人可以通过小组访问或单独访问的方式进行,审核员应作出适当的组合。在开始访问前,审核员应营造宽松平和的谈话环境,应清楚表明自己的身份,表明自己并不是当地政府人员,也不是公司管理层的代表,访问过程和结果都是保密的,不会透露给公司管理层。

                      审核员应查阅尽可能完整的公司文件记录,不完整的资料往往不能表明体系的持续有效运行。至少应查阅以下资料:
                      (1)公司营业执照及政府发放的其他许可证;
                      (2)政府部门检查记录:如消防验收报告和劳动年检证;
                      (3)公司规章制度及劳动纪律;
                      (4)工人人事档案及年龄文件副本;
                      (5)劳动合同及其他协议;
                      (6)工作时间记录,包括工卡、考勤表、加班记录和休息请假记录;
                      (7)工作时间控制记录;
                      (8)工资记录,包括工资标准、工资计算记录和工资发放记录;
                      (9)社会保险和福利记录,包括缴费记录、收费记录和登记表;
                      (10)工人违规记录及处理;
                      (11)安全卫生检查记录;
                      (12)特种设备年检登记记录,包括锅炉压力容器及厂内机动车辆、电梯和起重机械等;
                      (13)化学危险物品存放及使用记录;
                      (14)作业场所空气及噪音检测记录;
                      (15)劳动保护用品发放及回收记录;
                      (16)工人健康检查记录;
                      (17)安全卫生培训记录;
                      (18)消防安全演习记录;
                      (19)事故及工伤记录;
                      (20)工人投诉和处理记录。
                      安全卫生问题是整个审核过程的一个重要环节,也是现场检查主要目的之一。曾经发生过这样的一个案例,某家工厂通过SA8咖认证审核后不久发生了严重的塌楼事故。因此负责现场检查的审核员一定要经过专门的安全卫生培训和具有丰富的工作经验,最好是一名安全专业人士,如注册安全主任。现场安全检查至少应注意以下几点:
                      (1)厂房宿舍结构是否安全,是否妥善维修?
                      (2)是否使用“三合一”厂房?
                      (3)安全出口是否足够,安全通道是否堵塞?
                      (4)消防器材是否齐全,是否妥善保养?
                      (5)机器设备是否安全,安全装置是否齐全?
                      (6)锅炉、压力容器及起重设备等特种设备是否检验合格并登记?
                      (7)有毒有害危险品是否妥善保管和使用?
                      (8)工作场所通风、照明是否合适?
                      (9)个人防护用品是否合适,是否坚持使用?
                      (10)特种作业人员是否持证上岗?
                      (11)安全标志和紧急照明是否齐全?
                      (12)急救箱是否齐全,是否补充药品?
                      (13)厕所及饮水是否远离工作场所?
                      审核员应时刻牢记审核目标、范围和计划安排,不要轻易偏离“检查表”轨迹。如没有发现问题,不应非要找到问题为止,否则这对被审核方是不公正的,而且违反抽样原则;如确需进一步调查取证,可征询审核组长同意后,方可临时偏离检查表。审核员应在现场亲自抽取或监督抽取样本,不能都由被审核方代表代劳。审核中与被审核方发生矛盾时,审核员应尽量克制。审核中若发现足以决定不推荐注册的严重的不符合项,经审核组长确认,必要时报高层经理批准,可提前中止现场审核。

                      现场审核的注意事项:
                      (1)审核组长要控制审核的全过程,包括:
                      ①控制审核进度,既不要敷衍了事,也不要拖延时间;
                      ②控制审核计划,除非特殊情况,不得改变审核计划或增减审核员;
                      ③控制气氛,应营造和谐及合作的气氛,避免产生争执;
                      ④控制纪律,不得有任何违反纪律的行为;
                      ⑤控制客观性,不能主观猜测和臆断;
                      ⑥控制审核结果,审核结论应经过认真的讨论谨慎作出。

                      (2)要科学地选择样本。选择样本时应考虑到社会责任活动的复杂性。在对文件、数据抽样时要体现随机性,如在一年的数据中每个月都要取若干个数据,这样抽样具有代表性。审核员在抽查样本和与员工面谈时,为了表示对被审核方的尊重,应征得被审核方部门主管或陪同人员的同意。 .

                      (3)充分利用检查表。在现场审核时应充分利用检查表,不要轻易偏离检查表提问题。当然也不能过分依赖检查表,检查表中的问题往往只给一个线索,真正找出不符合项还需要进行跟踪提问。

                      (4)发现不符合项时,应追根溯源。有些问题光从表面现象判定不符合是不够的,真正不符合的原因要做更进一步的调查,以确定在体系哪一个环节上出现不符合。

                      (5)与被审核方共同确认事实。当发现不符合项时,审核员应尽量征得被审核方的认可,以便被审核方采取纠正行动,如果被审核方确定有足够的证据推翻某个不符合项,审核员应撤消该项不符合报告。当双方有争执时,审核员应尽量耐心说服被审核方,并强调审核是针对体系,而不是针对人。

                      (6)始终遵守审核员行为守则。审核员在整个审核过程中都应保持客观、公正、认真、明确、有礼貌和为被审核方保密的原则。
                      现场审核应收集充足的客观证据,以便判定被审核方社会责任管理体系是否符合审核准则。审核证据来自面谈、文件审阅和现场观察,应注意交叉核对不同来源的资料是否一致,发现明显差异时应追根溯源,确认被审核方提供了成套的虚假资料时应报告组长处理。应随时对偏离社会责任管理体系审核准则的表现作出记录。

                      在实际审核中以下几方面可做为客观证据:
                      (1)现场观察及文件审阅中存在的客观事实。
                      (2)访问时,与被审核的活动的负责人的谈话可以成为客观证据,但还应注意,面谈取得的信息应通过独立的来源予以核实。独立的来源包括观察、记录和测试结果。对无法核实的信息应给以标识。传闻、陪同人员或与被审核的活动无关的人员的谈话不能作为客观证据。

                      现场审核要注意根据公司的具体情况选择不同审核方式,常用的审核方式有以下三种:
                      (1)自下而上和自上而下的审核方式
                      所谓自上而下的审核方式,是指先到信息比较集中的部门了解总的情况,然后在此部门选择一批样本到使用这些样本的各部门去调查核实。采用这种审核方式的典型例子是对不符合情况的调查,先到管理者代表处或人事部查询以往的不符合报告记录,然后抽样到各部门检查不符合项纠正行动的落实情况和是否有预防措施。

                      所谓自下而上的审核方式,是指先在多个部门调查研究,选择一批样本到某一集中管理的部门去审核。这类方式的典型例子是对培训的审核。审核员先到各部门查询员工接受培训的情况,然后到人事部查询所取样本是否有培训记录。

                      (2)正向和逆向的审核方式
                      正向和逆向的审核可以从两个方面来理解。一方面把社会责任活动——社会责任因素——社会责任影响看作一个顺序,从活动到因素再到影响是正向。从影响到因素再到活动就是逆向。另一方面把管理体系五大要素看作一个顺序,从社会责任政策——策划——实施与运行——检查与纠正行动——管理评审是正向,反之是逆向。

                      (3)按要素审核和按部门审核的方式
                      按要素审核是指针对某一要素去审核相关部门,最后所有要素都要审核。按部门审核是指针对某一部门审核所有有关要素,最后所有相关部门和所有9个要素都要审核。按要素审核,往往一个要素涉及许多部门,审核组要访问许多部门才能完成一个要素审核。而每一个部门要重复接受多次审核才能完成审核任务。这种做法效率低且影响公司的生产运行。按部门审核时,审核组对涉及到的各个要素一次审核清楚,所复去各个部门审核,比较实用和受到被审核方欢迎。最后按要素把各部门的审核结果整理出来,得出总的结论。一般情况下,审核采用按部门审核的方法较为普遍,有时两种方式都采用。

                      3.3 确定不符合项和编写不符合项报告

                      对审核中发现的问题,审核组将以不符合项报告的方式提交被审核方和认证机构,并在此基础上编制对被审核方社会责任管理体系是否有效性的结论。因此,不符合项报告应简单明了,只陈述客观事实,不进行分析、评判,但又要使被审核方以此为依据分析问题,确定纠正行动。一份不符合项报告只记录一个不符合项内容。

                      社会责任管理体系审核中的不符合项是指那些违背审核准则的审核发现。审核准则又称审核依据,它包括SA8删标准、适用于被审核方的社会责任法律法规及其他要求,和被审核方的社会责任管理体系文件。不符合项按其严重程度和可能造成的后果可以分为轻微不符合项和严重不符合项两类。
                      1.严重不符合项。出现以下三种情况之一的,即构成严重不符合项。
                      (1)体系运行出现系统性失效。如某一要素或某一关键过程重复出现失效现象,即多次重复发生不符合现象,又未能采取有效的纠正行动加以消除,形成系统性失效。
                      (2)体系运行出现区域性失效。如在某一部门,体系要素的全面失效现象。例如各层次中各部门的培训失效或某一车间有害物浓度长期超标,又没有纠正行动。
                      (3)造成严重的社会责任危害。如使用监狱劳工或童工、发生群死群伤或火灾等灾难性事故、发生全厂性罢工等重大劳资纠纷事件。

                      2.轻微不符合项。出现下列情况之一的,即构成轻微不符合项。
                      (1)对满足社会责任管理体系要素或体系文件的要求而言,是个别的、偶然的、孤立的、性质轻微的问题。
                      (2)对保证所审核区域的体系有效性而言,是次要的问题。

                      3.观察项。出现下列情况之一的,即构成观察项。
                      (1)存在问题,但证据不足,需要提醒被审核方注意的事项。
                      (2)已发现问题的迹象,但尚不构成不符合项,继续发展可能构成不符合项。
                      观察项一般不列入不符合项报告,也不列入最后的审核报告。设置观察项有利于促进被审核方改进社会责任管理体系。

                      4.不符合项报告内容。不符合项报告包括以下内容:
                      (1)被审核部门及负责人姓名;
                      (2)审核员姓名;
                      (3)审核准则;
                      (4)不符合事实的描述;
                      ①写明是什么事情,只陈述客观事实,不作任何分析或论断。
                      ②写明是谁说的或是谁做的,只写职务,不必写姓名。
                      ③写明规定的要求是什么,写出规定的具体内容。
                      ④写明必要的细节,使之便于追溯,如地点、部门,或者标准、手册、程序、作业文件的名称和章节号。
                      (5)不符合类型,确定是轻微还是严重不符合项;
                      (6)建议采取的纠正行动计划及完成日期;
                      (7)纠正行动完成情况及验证。
                      对确认有严重不符合项的公司,均不予推荐注册;对有轻微不符合项的数量尚不足以构成严重不符合项的公司,一般均予以推荐注册,但需采取纠正行动,并经认证机构跟踪确认已完全符合后,才能予以发证。

                      5.审核结果的汇总分析
                      为了使审核结论更准确,审核组长在末次会议前应召开一次全体审核员会议,对审核结果作一次汇总分析,以便对被审核方的社会责任管理体系作出公正的评价,为末次会议作准备。汇总分析可以考虑以下几个方面:
                      (1)从发现的不符合项分析:如不符合项的总数,其中严重不符合,轻微不符合各有多少项。如果审核的按部门进行的,则列出不符合项涉及哪些要素,其中哪个要素最多或最严重。有了这些数据,大致可以清楚这个部门的薄弱环节在哪里。
                      (2)从发展的历史和趋势分析:将上次审核发现的不符合项的总数及其构成与本次审核结果比较,体系是在持续改进还是在退步。从对上次纠正行动完成的情况及有效性的分析,也可看出社会责任管理进步或不足的情况。


                      被审核部门:玩具包装部

                      部门负责人:招财进

                      审核员:

                      审核日期:2001年12月19日

                      不符合事实陈述:

                      不符合类型: 轻微 严重

                      审核准则:

                      建议的纠正行动:

                      纠正行动的完成情况:

                      纠正行动的验证:


                      表3 SA8000社会责任管理体系审核不符合项报告
                      在上述汇总分析的基础上,可以总结公司管理体系存在哪些薄弱环节及其严重程度,从而得出整体性的结论意见。

                      3.4 末次会议

                      现场审核完成之后,审核组应召集被审核方的高层经理、管理者代表和有关部门的负责人员举行末次会议,其主要目的是向被审核方介绍审核发现,使他们清楚地理解和认识审核发现的事实根据。如果时间允许,审核组长一般在末次会议前与管理者代表交流,以避免在较大规模的末次会议上发生争执。关于审核发现的重要性和措辞的最终决定权属于审核组长,尽管委托方和被审核方可能持有异议。

                      在末次会议上,审核组长应就公司社会责任管理体系的符合性、有效性做出总体评价和结论。结论应全面总结社会责任管理的成绩和问题。在末次会议上审核组长还应澄清或回答被审核方提出的问题,并告诉被审核方审核报告送发的日期。
                      末次会议由审核组长主持,按预定时间举行,会议程序和内容包括:
                      1.出席会议人员。只要可能,凡参加首次会议的人员都应参加,并在签到表上签名;
                      2.感谢被审核方对审核工作的支持和配合;
                      3.重申审核的类型、目的、范围、依据和方法;
                      4.肯定被审核方在社会责任管理上的优点和成绩,但也有不符合项;
                      5.逐条介绍审核过程中确定的不符合项;
                      6.重申审核是采取抽样检查的方法进行,声明可能有未发现的不符合项,被审核方应举一反三,纠正可能存在的其他同类问题;
                      7.全面总结并作出结论。介绍审核了多少部门,查阅哪些文件记录,访问了多少工人,发现了多少不符合项,介绍运行体系对SA8印0标准的符合程度、实施程度和实施效果。然后,宣读审核组基于客观事实所作出的社会责任管理体系是否有效性的结论。最后还应告诉被审核方,审核组是否将向认证机构推荐注册;
                      8.征求被审核方对不符合项报告、总结报告结论的意见;
                      9.请被审核方代表在审核报告、不符合项报告上签字,并将一份副本交给被审核方作备忘录,以便采取纠正行动;
                      10.商定未尽事宜。若审核组决定推荐注册,则要求被审核方做出对存在的问题采取纠正行动的承诺,确定纠正的时间,并在30天内以书面报告的形式报告纠正行动计划;对因存在严重不符合项等问题暂不推荐注册的,应当做出对存在问题采取纠正行动的承诺,并提出纠正时间;若不拟继续申请注册,则审核组长应在审核报告中向认证机构说明。

                      4. 审核报告

                      审核报告是审核工作的重要成果,是审核形成的正式文件。审核报告应在审核组长的指导下编写,由审核组长签名确认。审核报告通常包括如下内容:
                      1.被审核方的基本情况
                      (1)被审核方名称、地址、电话、传真、邮编;
                      (2)审核类型、目的、范围、依据、方式(全面/部分/抽样);
                      (3)审核日期及程序。

                      2.认证机构及审核组成员名单(姓名、审核职务)
                      3.审核结果及评价
                      (1)被审核方简介;
                      (2)被审核方参与人员名单;
                      (3)审核过程简况;
                      ①审核了哪些社会责任管理体系文件;
                      ②审核了哪些部门的社会责任活动;
                      ③审核了公司哪些文件和记录;
                      ④访问了多少工人,分别在哪些部门;
                      ⑤审核中发现的严重不符合项和轻微不符合项数目;
                      ⑥不符合项分布(按要素或部门);
                      ⑦审核过程中是否遇到障碍或限制,是否收集完整、全面的资料和证据;
                      ⑧对被审核方社会责任管理体系运行情况的评价;

                      4.被审核方采取纠正行动的方案
                      5.预计被审核方采取纠正行动的时间及跟踪意见
                      6.审核组对被审核方作出审核结论,决定是否推荐注册
                      (1)社会责任管理体系对审核准则的符合情况;
                      (2)体系是否得到了正确的实施与保持;
                      (3)管理评审过程是否确保社会责任管理体系的持续适用性与有效性。

                      7.申明审核基于抽样调查的方法进行
                      8.审核报告发放范围
                      9.声明所附文件件数及页数
                      10.审核方与被审核方签名及签署日期
                      11.附件
                      (1)审核计划;
                      (2)社会责任管理手册审核表;
                      (3)不符合项分布表;
                      (4)不符合项报告表;
                      (5)出席首次、末次会议签到表;
                      (6)其他有关说明材料。
                      审核报造完成后,应按合同规定要求,由审核组长将报告提交给委托方,由委托方决定发放范围和对象。注意,审核报告属高度保密文件,委托方具有独家所有权,没有委托方的许可,不得将审核报告内容透露给任何第三方。

                      社会责任管理体系审核报告
                      编号:
                      —————————————————————————————
                      被审核方:
                      地址:
                      电话: 传真: 邮编:

                      —————————————————————————————
                      审核类型:
                      审核日期:
                      审核目的:
                      审核范围:
                      审核依据:
                      —————————————————————————————
                      审核组成员:组长
                      A组
                      B组
                      认证机构名称:
                      —————————————————————————————
                      认证机构授权代表签名:
                      日期: 年 月 日
                      —————————————————————————————
                      社会责任管理体系审核报告
                      编号:
                      —————————————————————————————
                      一、被审核方简介
                      —————————————————————————————
                      二、参加审核的被审核方主要代表
                      —————————————————————————————
                      三、审核简介:
                      已经审核了的被审核方的社会责任管理体系文件。
                      审核组分组调查了下列从事对社会责任有影响的部门和活动:
                      审核了公司的以下有关文件和记录;
                      访问了公司多少工人,分别在哪些部门;
                      审核中发现不符合项共( )项,其中严重不符合项( )项
                      (详见不符合项报告)
                      —————————————————————————————
                      四、不符合项分布状况(按要素或部门):
                      —————————————————————————————
                      五、审核组对被审核方社会责任管理体系运行情况的评价:
                      —————————————————————————————
                      社会责任管理体系审核报告
                      编号:
                      —————————————————————————————
                      六、被审核方采取纠正行动的方案:
                      —————————————————————————————
                      七、审核组对被审核方完成纠正行动所需时间的预计:
                      ————————————————————————————
                      八、审核结论:
                      ————————————————————————————
                      九、声明
                      本次审核采用抽样调查的方法进行。因此,审核不可能包含被审核方全部的社会责
                      任活动。同样,可能仍有未发现的不符合项存在于社会责任管理体系的运行中,被审核方
                      有责任进一步调查,并及时纠正。
                      —————————————————————————————
                      十、审核报告发放范围:
                      1.
                      2.
                      —————————————————————————————
                      十一、本报告含附件——件——页。
                      被审核方代表:——审核组长:
                      日期:二OO二年 月 日 日期:二OO 年 月 日

                      表4 社会责任管理体系审核报告格式

                      5. 纠正行动与跟踪审核

                      跟踪审核是指对纠正行动的实施情况所进行的事后检查和验证。跟踪审核是保持社会责任管理体系持续有效运行的重要措施,是社会责任管理体系审核的重要阶段,也是认证机构决定是否推荐注册的最后一个程序。

                      5.1 纠正行动的跟踪审核原则

                      纠正行动的跟踪审核是社会责任管理体系审核的重要阶段,其原则是:
                      1.所有在审核中发现的不符合项,必须由被审核方切实采取纠正行动,认证机构进行跟踪审核并验证后,方可由认证机构审查决定是否推荐注册及批准发证。
                      2.根据不符合项的性质,可采用不同的纠正行动跟踪审核方式。对于严重不符合项或只有到现场才能验证的一般不符合项,应采取现场跟踪审核的方式;对于轻微不符合项,可由被审核方提交纠正行动的实施记录;对于制定纠正行动计划而短期内无法完成的轻微不符合项,可定期监督审核时予以复查。
                      3.纠正行动完成期限,严重不符合项一般应在三个月内完成,轻微不符合项通常应在一个人完成。

                      5.2 纠正行动的跟踪审核程序

                      纠正行动的跟踪审核按如下程序进行:
                      1.审核期间由审核员和被审核方共同确认不符合项;
                      2.审核员向被审核方提交不符合项报告并提出纠正行动要求;
                      3.被审核方签字认可不符合事实,并提出纠正行动;
                      4.审核员评价认可纠正行动计划;
                      5.被审核方实施和完成纠正行动;
                      6.审核员对纠正行动完成情况进行验证;
                      7.审核员对纠正行动实施效果作出判断;
                      8.审核员对严重不符合项提交纠正行动跟踪审核报告。

                      三、纠正行动方案与证据的评价

                      1.作为纠正行动计划,应符合以下的要求:
                      (1)具有适应性和有效性。即任何旨在消除实际存在和潜在的不符合项的纠正行动,应与问题的严重性和伴随的社会责任影响相适应;
                       


                      纠正行动要求表编号:

                      纠正措施:

                       

                       

                       

                      被审核部门:

                       

                      审核员:

                       


                      日期:

                       

                      不符合事实描述:
                      不符合程序: :
                      不符合条款:
                      不符合类型(划圈): 严重 轻微
                      审核员签名:
                      日期:

                      建议的纠正行动:
                      完成日期:

                      经理签名:

                      日期:

                      审核员签名认可

                      日期:

                      管理者代表签名批准:

                      日期:

                      纠正行动的完成情况:

                      经理签名:

                      日期:

                      纠正行动的验证情况:

                      审核员签名:

                      日期:

                                          表5 纠正行动要求表(CAR)


                      (2)具有可操作性和有效性。即用于纠正不符合项的行动措施应当是实用的,可行的,其结果是有效的;
                      (3)公司应提供适当的资源,如人力、物力和财力,确保纠正行动的实施。

                      2.在评价有关纠正行动证据时,审核员应证实:
                      (1)已采取的措施是否与原方案相符或达到相同的效果;
                      (2)该措施是否已经消除了产生不符合的原因;
                      (3)纠正行动的实施结果是否有效,是否足以避免同类的不符合项再次出现。

                      6.监督审核
                      公司社会责任管理体系在通过认证机构的认证审核,获得体系注册后,必须确保社会责任管理体系持续地符合SA8删社会责任标准、体系文件和法律法规的要求,确保持续有效地实现既定的社会责任目标(有可能是逐步提高的)。同时,由于各种原因公司有可能在某一时期发生体系、过程、产品或服务方面的重大变更。为了维持认证资格,公司必须对体系作出相应的调整以确保期持续的符合性、有效性,因此,作为认证机构应建立认证后对公司社会责任管理体系进行定期或不定期的监督审核的制度和程序。

                      监督审核是认证机构向公司颁证后,在证书有效期内(一般为三年)对获证公司进行的定期或不定期的审核,旨在验证获证公司的社会责任管理体系是否持续符合SA肋00标准并有效运行,从而确认其能否继续持有和使用由认证机构颁发的认证证书和认证标志。

                      6.1 定期监督审核

                      对公司社会责任管理体系进行定期监督审核的频次和深度,应视公司社会责任因素的复杂性及社会责任影响程度等情况决定。两次定期监督审核之间的间隔通常为半年。

                      定期监叔审核一般包括以下内容:
                      1.维持体系运作的有关要素:即内部审核、管理评审、纠正和预防措施;
                      2.工人、公众和利益相关者投诉;
                      3.公司是否发生人员和组织结构调整;
                      4.公司生产经营运行是否发生变化;
                      5.公司工作时间和工资福利制度是否发生变化;
                      6.对认证证书和标志的使用是否有违规情况;
                      7.体系文件的变更以及这些变更涉及的区域和活动;
                      8.监督审核一般采用抽样的方式进行;
                      9.每次监督审核应涉及全部体系要求,每次监督审核对各要素审查的深度和广度各有侧重,尤其对上次审核遗留问题要进行审查。
                      一般情况下,认证机构会在相关程序中要求认证审核或复评后就制订对该公司整个证书有效期内的监督审核计划,对每次监督抽查的区域或要素作出策划。

                      6.2 不定期监督审核

                      审核获证后,公司管理体系如果出现重大变更,或获证公司发生重大意外事故,发生重大劳资纠纷事件,或受到公众的强烈投诉等情况时,认证公司会根据合约规定进行不定期监督审核。

                      当获证公司发生下列特殊情况时,认证机构应制定不定期的监督审核计划:
                      1.获证公司社会责任管理体系发生重大变更。如公司组织机构及职责发生了重大更改(比如进行股份制改造或进行业务流程重组),高级管理层发生重大人事变动,管理手册、程序等文件发生重大变更,或者人员、设备、关键工艺发生重大变更。
                      为及时获得以上变更信息,认证机构应要求获证公司及时申报变更情况,以便对获证公司实施监督管理。
                      特殊情况下的不定期监督审核可以采取临时单独进行的方式。如果时间接近的话,也可以与定期监督审核合并进行。
                      2.当获证公司提出关于扩大原有认证范围的申请时,认证机构可以单独安排或结合监督审核安排扩大认证范围审核。扩大认证范围审核应包含文件评审,并至少对申请扩大的部分(要素、部门)会造成影响的全部要素和职能进行评审。
                      3.发生重大意外事故或公众投诉时。当认证机构获知获证公司生产经营过程发生严重事故,遭到公众投诉,发生重大劳资纠纷,或者遭到政府部门处罚等情况时,应派出未参加该公司初次审核及最近一次监督审核的审核员前往调查,若属实,则应作出证书是否维持的决定。

                      6.3 监督审核中发现问题的处置

                      对监督审核中所发现的问题,视轻重程度一般有如下三种处置方式:
                      1.认证暂停
                      有下列情况之一的,认证机构可以暂停认证证书持有者使用认证证书和标志的资格。
                      (1)认证证书持有者未经认证机构批准,对获准认证的社会责任管理体系进行了重大更改,且该项更改影响到认证资格;
                      (2)监督审核发现认证证书持有者社会责任管理体系达不到规定要求,但严重程度尚不构成撤销认证资格; ?
                      (3)认证证书持有者对认证证书和标志的使用不符合认证机构的规定;
                      (4)认证证书持有者未按期交纳认证费用,且经指出后未予纠正;
                      (5)发现其他违反认证规则的情况。
                      认证暂停后,若认证证书持有者在规定的时间内采取措施,满足规定的条件后,认证机构取消暂停。否则,认证机构可能撤销认证资格,收回认证证书。

                      2.认证撤销
                      有下列情况之一的,认证机构一般会撤销认证证书持有者使用认证证书和标志的资格,收回认证证书:
                      (1)暂停认证资格的通知发出后,认证证书持有者未按规定要求采取适当纠正行动;
                      (2)监督审核发现认证证书持有者社会责任管理体系存在严重不符合规定要求的情况;
                      (3)出现认证机构与认证证书持有者正式协议中特别规定的其他构成认证资格撤销的情况。
                      被撤销认证资格的公司,一年后方可重新向同一认证机构提出认证申请。

                      3.认证注销
                      认证注销是认证机构注销认证证书持有者使用认证证书和标志的资格,并收回认证证书。有下列情况之一时,一般注销认证:
                      (1)由于认证规则发生变更,认证证书持有者不愿或不能确保符合新要求;
                      (2)在认证证书有效期届满时,认证证书持有者未在认证证书有效期届满前向认证机构提出重新认证申请;
                      (3)认证证书持有者正式提出注销。

                      7. 复 评

                      认证证书的有效期为三年,获证公司在认证证书到期前,应重新提出认证申请,认证机构受理后,重新对公司进行审核,这称为复评,即换证审核。复评的目的在于证实公司社会责任管理体系持续满足社会责任管理体系标准的要求,且社会责任管理体系得到了很好的实施和保持。
                      复评应满足下列要求:
                      1.复评应在认证证书有效期终止前三个月内进行;
                      2.复评所需的人、天数在认证基础无更改的情况下可比初次审核略少;
                      3.复评的审核方法与初次审核相同,复评方案应考虑上一次审核的结果,并至少包括社会责任管理体系文件的审核、现场的审核和工人面谈;
                      4.复评至少应确保公司社会责任管理体系的所有要素之间统一协调;发生变更后,社会责任管理体系运行良好;社会责任管理体系得到有效的保持;
                      5.在复评过程中,审核组应检查公司投诉、申诉及对其所采取的纠正行动的记录,并检查公司是否符合认证要求; 。
                      6.复评报告除包括审核报告要求的全部内容外,还应包括对前次审核发现的不符合的纠正情况。
                      认证机构根据复评结果,作出是否换发证书的决定。

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